Alle materialen in het Nederlands Dovenarchief zijn digitaal. Ook de materialen in het Voorwerpen-archief, dit zijn alleen digitale beschrijvingen en foto’s van fysieke materialen die in een opslag liggen of niet meer bestaan.
Zoeken in een archief betekent zoeken in de beschrijvingen van materialen en niet zoeken binnen de materialen zelf. Bijvoorbeeld: je zoekt binnen de beschrijvingen van alle nummers van Woord & Gebaar. Je zoekt niet in de nummers van Woord & Gebaar zelf.
Alle documenten zijn gescand met OCR (Optical Charachter Recognition) en dus digitaal doorzoekbaar. De materialen die openbaar zijn kan je downloaden. Als je alle nummers van Woord & Gebaar downloadt, kan je zelf binnen de nummers zoeken door middel van de zoekfunctie in je computer (Ctrl-F).
Je kan zoeken op één van de acht thema’s. In de beschrijving van een archiefstuk kunnen meerdere thema’s staan, vooral als een tijdschrift verschillende thema’s behandelt. Bijvoorbeeld een nummer van Woord & Gebaar waarin:
- verslag wordt gedaan van sportwedstrijden,
- een artikel staat over de standaardisatie van de Nederlandse Gebarentaal,
- de agenda van kerkelijke bijeenkomsten en gebarencafé’s vermeldt wordt,
- ouders vertellen over het onderwijs van hun kind.
Je kan zoeken op woorden zoals ‘Werelddovendag’ of ’tweetalig onderwijs’. Houd er rekening mee dat namen van organisaties, evenementen of personen door de tijd heen veranderen. Iemand kan zijn/haar/diens voornaam veranderen. Een evenement kan van naam veranderen: wat nu Deaflympics heet, was ooit de “Internationale Sportspelen van Doofstommen”. Organisaties veranderen van naam, vaak na een fusie. Kijk bij zoekwoorden dus goed of namen en woorden door de tijd heen hetzelfde gebleven zijn of veranderd zijn.
Archieven zijn helaas nooit volledig. Organisaties en instellingen vernietigen sommige materialen, soms vanwege de Archiefwet en soms per ongeluk. Er gaan ook materialen verloren. Een voorbeeld zijn de materialen van het doveninstituut in Rotterdam, waarvan een groot deel verloren is gegaan door de bombardementen tijdens de Tweede Wereldoorlog.
Sommige archiefmaterialen zijn niet openbaar. Dat heeft vaak te maken met de privacy van (mogelijk) nog levende personen. Het kan ook te maken hebben met auteursrechten.
